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Zeugnisinhalt unter der Lupe
29
Nov
2018

Wie ist ein Arbeitszeugnis aufgebaut?

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis besteht aus acht Bestandteilen. Vom Einleitungssatz bis zur Schlussformel – hier finden Sie eine Übersicht!

1. Zeugnis oder Arbeitszeugnis – die Überschrift

Ob die Überschrift nun Arbeitszeugnis oder nur Zeugnis lautet, ist unerheblich. Nur bestimmte Sonderformen, wie zum Beispiel das Ausbildungszeugnis oder das Praktikumszeugnis, sollten als solche gekennzeichnet werden.

Auch das Zwischenzeugnis sollte man anhand des Namens erkennen können.

2. Einleitungssatz: Ist der Bewerber interessant?

Der Einleitungssatz ist das erste, was ein potenzieller Arbeitgeber liest. Bereits an dieser Stelle sollte er entscheiden können, ob der Bewerber für ihn interessant ist oder nicht.

Die folgenden Angaben sollten im Einleitungssatz stehen:

  • Personalien (Geburtsdatum/Geburtsort nur mit Zustimmung des Mitarbeiters), bei Namenswechsel in diesem Zeitraum ist auch der Geburtsname möglich, ggf. akademische Titel,
  • Eintrittsdatum,
  • Austrittsdatum,
  • Funktion, eventuell Abteilung oder Bereich.

Bei mehreren Funktionen ist auch der Werdegang darzustellen. Wenn ein Zwischenzeugnis besteht, reicht auch der Hinweis auf mehrere Funktionen sowie auf das Zwischenzeugnis über diesen Zeitraum.

3. Unternehmensbeschreibung: Pflicht oder Kür?

Die Unternehmensbeschreibung ist keine Pflicht, sie bietet für Unternehmen jedoch Raum für Personalmarketing.  Potenzielle Arbeitgeber können so besser einschätzen, in welchem Umfeld der Bewerber bislang gearbeitet hat (Branche, Produkte, Kunden, Unternehmensgröße, Mitarbeiterzahl, Standorte, Konzernstrukturen oder Mittelständler, regional oder international aufgestellt).

Mehr zum Thema: Unternehmensbeschreibung im Zeugnis sinnvoll? (Umfrage)

4. Tätigkeitsbeschreibung: Das Kernstück schlechthin

In einem Arbeitszeugnis müssen alle Aufgaben, die ein Mitarbeiter im Unternehmen ausgeübt hat, vollständig und verständlich dargestellt werden. Dabei lautet die Grundregel: „im Verhältnis zur Stelle“. Je höher qualifiziert die Stelle angesiedelt ist, umso ausführlicher und detaillierter sollten die Ausführungen zum Aufgabenbereich ausfallen. In diesem Fall sollte auch die Beurteilung ausführlicher ausfallen.

Führungsverantwortung sollte hier genauso erwähnt werden wie besondere Vertretungsbefugnisse oder Prokura. Am Ende der Aufgabenbeschreibung kann noch vermerkt werden, an wen der Mitarbeiter berichtet hat.

Hatte der Mitarbeiter mehrere Funktionen während seiner Unternehmenszugehörigkeit, müssen sämtliche Aufgaben dargestellt werden. Das kann den Umfang eines Arbeitszeugnisses allerdings ganz schön überdehnen. In der Regel hebt man daher die Aufgaben der letzten Funktion hervor. Vorteilhaft ist es auf jeden Fall, wenn man auf ein  Zwischenzeugnis verweisen kann.

Achtung

Überprüfen Sie auf jeden Fall, ob alle Aufgaben und Tätigkeiten dokumentiert wurden und in der richtigen Priorität stehen. Unwichtiges ist wegzulassen. Der Umfang der Aufgabenbeschreibung muss in einem angemessenen Verhältnis zur Leistungsbeurteilung stehen.

Mehr zum Thema: Die Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitszeugnis

5. Leistungsbeurteilung: Hierauf kommt es an!

Die Leistungsbeurteilung belegt, wie gut der Mitarbeiter arbeitet. Beurteilt werden sollten:

  • Arbeitsbefähigung (konkret Fachwissen/-können, Auffassungsgabe, Belastbarkeit)
  • Arbeitsweise,
  • Arbeitsbereitschaft und
  • Arbeitserfolg.

Bei Führungskräften sollte noch die Führungsqualität unter die Lupe genommen werden.

Am Ende der Leistungsbeurteilung fasst die Zusammenfassende Leistungsbeurteilung die einzelnen Kriterien noch einmal anhand einer Art Gesamtnote zusammen.

6. Verhaltensbeurteilung: Wie „nett“ sind Sie?

Nach der Leistung gehört auch das Verhalten auf den Prüfstand – vor allem das gegenüber Vorgesetzten (bei Führungskräften auch gegenüber Mitarbeitern) und Kollegen. Bei Arbeitnehmern, die häufigen Kontakt zu Dritten haben (Kunden, Geschäftspartner, Behörden, Dienstleister, etc.) ist auch dieses Verhalten mit einer Beurteilung zu würdigen.

7. Schlussabsatz: Weiterhin viel Erfolg!

Am Ende des Zeugnisses werden in der Regel die Gründe für das Ausscheiden sowie der Austrittstermin genannt. Achtung beim Austrittsdatum: Sogenannte krumme Daten (zum Beispiel 21. März) deuten auf eine außerordentliche Kündigung hin. Die Schlussformel (Dank, Bedauern & Zukunftswünsche) rundet das Zeugnis ab.

Achtung

Beim Zwischenzeugnis nennt man statt des Grundes für das Ausscheiden den Grund für die Erstellung des Zwischenzeugnisses. Auch ein Bedauern wäre hier fehl am Platz, dafür kann man dem Mitarbeiter für seine bisherigen Leistungen danken und darauf hoffen, dass „die Zusammenarbeit noch lange so erfolgreich währt“.

8. Ort, Datum, Unterschrift

Das Zeugnis wird bekräftigt durch die Unterschrift eines Vorgesetzten und/oder Personalverantwortlichen. Da eine Unterschrift nicht immer gut lesbar ist, sollte der Name noch einmal in elektronischer Form darunter stehen. Auch die Funktion des Unterzeichners ist sinnvoll.

Mehr zum Thema: Wer muss das Zeugnis unterschreiben?

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