Digitale Signatur im Arbeitszeugnis: Das gilt seit Januar 2025

Die Digitalisierung verändert auch die Personalprozesse – und das betrifft nun auch das Arbeitszeugnis. Seit dem 1. Januar 2025 ist es in Deutschland rechtlich zulässig, ein Arbeitszeugnis digital zu signieren. Eine eingescannte Unterschrift reicht allerdings nicht aus.

Rechtslage 2025: Elektronisch signierte Arbeitszeugnisse sind erlaubt

Mit dem 4. Bürokratieentlastungsgesetz wurde die gesetzliche Grundlage für digital signierte Arbeitszeugnisse geschaffen. Bis dahin war ausschließlich die Papierform mit handschriftlicher Unterschrift zulässig (§ 109 Absatz 3 GewO).

Quelle: https://www.gesetze-im-internet.de/gewo/

Seit Januar 2025 gilt: Ein Arbeitszeugnis darf nun auch elektronisch erstellt und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen werden. Damit ist es rechtlich genauso gültig wie ein klassisches Zeugnis auf Papier.

Quelle: https://www.gesetze-im-internet.de/gewo/

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES)?

Ein elektronisch ausgestelltes Arbeitszeugnis (z.B. als PDF) muss zwingend mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Eine eingescannte Unterschrift oder eine einfache digitale Signatur reichen nicht aus. In diesem Fall muss der Arbeitgeber nachbessern.

Die qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste Stufe der digitalen Signatur. Sie basiert auf einem Zertifikat einer anerkannten Vertrauensstelle (z. B. D-Trust) und ist rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.

Arbeitnehmer müssen einwilligen

Auch wenn das digitale Arbeitszeugnis seit 2025 rechtlich zulässig ist, gilt: Ohne die ausdrückliche Zustimmung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters darf der Arbeitgeber kein elektronisches Zeugnis ausstellen. In diesem Fall bleibt es bei der klassischen Papierform mit handschriftlicher Unterschrift.

Die gesetzliche Grundlage dafür findet sich in der Neufassung von § 109 Abs. 3 GewO. Demnach ist die digitale Form nur dann erlaubt, wenn der Arbeitnehmer vorher ausdrücklich einwilligt.

Was bedeutet das konkret?

Einwilligung erforderlich: Als Arbeitgeber müssen Sie die Zustimmung einholen – idealerweise schriftlich oder digital dokumentiert.
Arbeitnehmer müssen nicht zustimmen: Als Beschäftigte(r) können Sie ein digitales Zeugnis ablehnen und stattdessen ein Papierzeugnis verlangen.
Transparenz im Prozess: Unternehmen sollten bereits im Offboarding oder im Personalgespräch auf die Wahlmöglichkeit hinweisen.

Warum digitale Arbeitszeugnisse für alle Seiten sinnvoll sind

Fakt ist: Die neue Regelung ermöglicht einen modernen, effizienten und rechtssicheren Zeugnisprozess. Und das bringt viele Vorteile – für Unternehmen und Beschäftigte gleichermaßen:

Schneller: Zeugnisse lassen sich digital schneller erstellen, unterschreiben und versenden – ganz ohne Papierkram.
Weniger Aufwand, weniger Kosten: Kein Drucken, kein Porto, keine Papierordner im Archiv – das spart Zeit und Geld.
Rechtssicher: Die qualifizierte elektronische Signatur erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen.
Fälschungssicher: Digitale Zeugnisse mit QES sind eindeutig zuordenbar und vor Manipulation geschützt.
Immer griffbereit: Zeugnisse kommen per E-Mail und lassen sich bequem speichern oder weiterleiten.
Ideal für Online-Bewerbungen: Digitale Dokumente lassen sich direkt in Bewerbungsportale oder E-Mails einfügen – ganz ohne Scannen oder Umwandeln.

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