zuletzt geprüft und überarbeitet:
2. Oktober 2024
Lesedauer: 3 Minuten
Das Erstellen von Arbeitszeugnissen ist „zu einem relativ sinnfreien Ritual“ geworden, sagen Arbeitswissenschaftler der FH Jena. Es koste für Unternehmen nur viel Zeit und Geld und nütze weder Mitarbeitern noch Personalern. Wir sagen, das muss nicht sein.
200 Zeugnisaussteller und -auswerter aus deutschen Unternehmen haben die Forscher Steffi Grau und Klaus Watzka der Fachhochschule Ernst-Abbe in Jena für eine Studie zum Thema Arbeitszeugnisse befragt. Das Ergebnis drückt aus, was in vielen Unternehmen gelebt wird. Ja, ein Arbeitszeugnis kostet Zeit, wenn man es gut machen will. (Wer wüsste das besser als wir.) Und weil die in Unternehmen rar ist, greifen viele Personaler auf Arbeitszeugnisgeneratoren und vorab formulierte Textbausteine oder Musterzeugnisse zurück. Dadurch wollen sie das Risiko, verklagt zu werden, minimieren und vor allem eins: Zeit und Aufwand sparen. Nur ein Bruchteil der Befragten schreibt wohl noch individuelle Zeugnisse.
Verwendung von Zeugnis-Software kann problematisch sein
Das Ergebnis, und das können wir aus unserer täglichen Praxis bestätigen, sind unindividuelle Arbeitszeugnisse, die dank Zeugnisgenerator zwar wenig zeitaufwendig in der Erstellung waren, denen man das aber auch ansieht. Ob Produktmanager oder Hausmeister – der gleiche Text. Das Problem: wenn man sich mit der gesamten Materie nicht auskennt, kann auch die Verwendung einer Zeugnis-Software zu desaströsen Ergebnissen führen. Da wird munter drauflos geklickt, in der Hoffnung, alles richtig und vor allem „rechtssicher“ (Das Marketing-Argument Nummer 1) zu machen. Je mehr Bausteine, umso besser. Und hier noch die Zusatzqualifikationen: teamfähig, kommunikationsstark, usw. Viele lesen das Dokument dann scheinbar gar nicht mehr durch, sonst würden sie merken, wie viele inhaltliche Doppelungen enthalten sind – etwas, was man ja eigentlich vermeiden wollte. Dreimal die gleiche Floskel in einem Absatz – keine Seltenheit.
Kaum Schulungen über Arbeitszeugnisse
Die Studie hat weiterhin herausgefunden, dass nur die Hälfte der Befragten eine Schulung zum Thema Arbeitszeugnisse besucht hat. Das spiegelt sich so auch mit unseren Erfahrungen. In der Praxis geht es weit weniger um den viel zitierten Geheimcode als man glaubt. Die meisten Zeugnisse zeigen einfach, dass sich die Zeugnisaussteller wenig damit auskennen und sich eben auch keine Zeit dafür nehmen (können).
Eine weitere Erkenntnis aus unserer Erfahrung, die damit einhergeht: Wer nicht weiß, was sein Mitarbeiter geleistet hat, was seine Aufgaben waren und welche Fähigkeiten, Kenntnisse und Eigenschaften für den Job notwendig sind, der kann gar kein individuelles Arbeitszeugnis ausstellen. Und da liegt, so glauben wir, der Hase im Pfeffer. In vielen Unternehmen sind Stellenbeschreibungen rar, viele Mitarbeiter erledigen mittlerweile ganz andere Aufgaben, als die, für die sie eingestellt worden, vielen Führungskräften fehlt es an Zeit, sich mit jedem einzelnen Mitarbeiter im Detail zu beschäftigen, neue Arbeitsstrukturen wie agile Vorgehensmodelle verändern den Arbeitsalltag und die Führungskultur. Wie soll da ein Personaler, der ohnehin meist abteilungsfern ist, ein aussagekräftiges Arbeitszeugnis erstellen? Vielleicht könnte es die Führungskraft, ein Teamleiter zum Beispiel, hier fehlt es in den meisten Fällen jedoch an Fachwissen, da die wenigsten eine Schulung zum Thema Zeugnis besucht haben.
Keine einheitliche Sprache, Interpretation schwierig
Es gibt keine einheitliche und eindeutige Zeugnissprache, wollen die Forscher durch einen Test herausgefunden haben. Die Teilnehmer sollten fünf typischen Zeugnisformulierungen die richtige Bewertung auf einer Skala zuordnen. Sage und schreibe eine Person von 88 war in der Lage, alle Beurteilungen korrekt zu bewerten. Dies sei wohl auch der Grund, warum die Interpretation eines Arbeitszeugnisses schwierig sei und man sich dafür nur wenig Zeit nehme. Die Folge: Das Arbeitszeugnis verliere an Bedeutung. Die beiden Studien-Autoren ziehen aus den erhobenen Daten den Schluss, dass die Zeugnispraxis samt ihrer gesetzlichen Grundlagen in Deutschland dringend veränderungsbedürftig ist, wenn das Dokument einen hohen Nutzen in der Personalauswahl entfalten soll.
Die Frage nach dem heutigen Wert eines Arbeitszeugnisses ist ein stückweit berechtigt. Betrachtet man das Thema jedoch aus einem anderen Blickwinkel, so gibt es derzeit einfach (noch?) keine andere ernstzunehmende Alternative, mit der ein Arbeitnehmer seine Leistungen im Job entsprechend dokumentieren kann. Gerade im Hinblick auf die digitale Entwicklung ist es jedoch noch nicht auszuschließen, dass sich früher oder später mögliche Alternativen etablieren werden. Aber das ist Zukunftsmusik. Unternehmen sind bis dahin gut beraten, sich mehr auf die Aussagekraft eines Arbeitszeugnisses zu konzentrieren – und damit in erster Linie mit den Anforderungen an den jeweiligen Job.
Und wie können wir Sie unterstützen?
Unser Tipp für Unternehmen: Erarbeiten Sie für sämtliche Stellenprofile im Unternehmen die entsprechenden Anforderungen und die damit verbundenen Textbausteine. Das ist zwar einmalig mit größerem Aufwand verbunden, aber auf Dauer werden Sie davon profitieren. Gerne unterstützen wir Sie bei dieser Aufgabe. Sprechen Sie uns an, wir erstellen Ihnen ein individuelles Angebot .
Arbeitszeugnis: Individualität als Mehrwert
„Frau Böhme arbeitete zu jeder Zeit strukturiert, selbstständig und äußerst sorgfältig.“ Und „Herr Wiegand zeichnete sich stets durch einen sehr konzentrierten und effizienten Arbeitsstil aus.“ Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, welche Eigenschaften und Fähigkeiten wichtig in Ihrem Job sind?
Achtung
Die Anforderungen an eine berufliche Aufgabe, an ein Jobprofil sind der Knackpunkt in jedem Arbeitszeugnis. Egal, ob Sie Ihr Zeugnis analysieren oder sich selbst an einem Zeugnisentwurf versuchen wollen – Sie sollten vorab genau überlegen, welche Eigenschaften und Fähigkeiten von Ihnen (also zum Beispiel von einem Produktmanager, von einer Vorstandsassistentin oder von einem Mechatroniker) gefordert werden!
Stimmen die im Zeugnis beurteilten Eigenschaften nicht mit denen in der Realität geforderten überein, ist das meist ein untrügliches Zeichen dafür, dass der Zeugnisaussteller nicht viel nachgedacht hat (Beispiel: einem einfachen Produktionshelfer am Fließband wird analytisches Denkvermögen bescheinigt) oder dass sogar böser Wille dahintersteckt (Beispiel: “dank seiner offenen und geselligen Art …”,… eine anspruchsvolle und kritische Mitarbeiterin …”).
Genauso unvorteilhaft ist es, wenn bestimmte Attribute fehlen, die für den Job eigentlich wichtig sind (Beispiel: einer Sachbearbeiterin wird keine sorgfältige und gewissenhafte Arbeitsweise bescheinigt, bei einem Vertriebler wird das Verkaufstalent mit keiner Silbe erwähnt).
Und wie können wir Sie unterstützen?
Beschreibt das Arbeitszeugnis Sie und Ihre Leistungen? Wenn nicht, können wir das ändern. Mit individuellen, wertschätzenden Arbeitszeugnissen kennen wir uns aus.
Quelle: Ernst-Abbe-Hochschule Jena
Bild: Jürgen Priewe/Fotolia
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