Keine digitale Unterschrift im Arbeitszeugnis

zuletzt geprüft und überarbeitet:

7. November 2024

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Zeugniswissen

Arbeitszeugnis richtig in Form

Claudia Kilian

Computertaste mit Schriftzug Digitale Unterschrift

Elektronische Form noch unzulässig

Ein Thema, das in den letzten Jahren immer mal wieder aufkommt, ist die digitale Unterschrift im Arbeitszeugnis. Sie wissen schon: das papierlose Büro… Wir machen alles nur noch digital. … Es ist doch einfacher, Ihnen das Arbeitszeugnis per Mail zu schicken.…

Natürlich ist es einfacher, schneller und unkomplizierter, ein Arbeitszeugnis per Mail zu versenden. Digitale Unterschrift einfügen, PDF erzeugen, senden. Doch so einfach ist es leider nicht.

Jetzt können Sie natürlich sagen: In der heutigen Zeit versendet doch eh niemand mehr seine Bewerbungsmappe per Post. In der Regel werden die Unterlagen per Mail verschickt oder in ein Bewerbertool hochgeladen. Da kann der Arbeitgeber doch gleich eine digitale Unterschrift in das Arbeitszeugnis einfügen und das PDF-Dokument an den Mitarbeiter per Mail senden.

Digitale Unterschrift im Arbeitszeugnis nicht zulässig

Nein, das kann er eben nicht. Der Arbeitgeber kann einen Zeugnisentwurf per Mail an den Mitarbeiter senden, um eventuelle Änderungen abzustimmen. Das richtige Arbeitszeugnis muss er dann jedoch eigenhändig per Hand unterschreiben und dem Mitarbeiter übergeben. So besagt nämlich das Gesetz:

Das steht im Gesetz

§ 109 Absatz 3 GewO: Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen.

Scannt man eine Unterschrift ein und fügt diese unter einem Zeugnistext ein, hat man keine eigenhändige Unterschrift mehr. Abgesehen davon: Eine digitale Unterschrift kann jeder in ein Zeugnisdokument einfügen. Man kann in diesem Fall einfach nicht sichergehen, dass das Arbeitszeugnis tatsächlich von der unterzeichnenden Person unterschrieben wurde. Und: Ein Arbeitszeugnis, das nicht eigenhändig unterzeichnet wurde, erfüllt letztendlich den Zeugnisanspruch nicht. Als Mitarbeiter dürfen Sie daher ein Arbeitszeugnis mit eigenhändiger Unterschrift einfordern.

Achtung

Mittlerweile arbeitet der Gesetzgeber daran, dass Arbeitszeugnisse auch mit elektronischer Signatur unterzeichnet werden können. Siehe aktuell: Wann kommt die digitale Signatur im Arbeitszeugnis?

Mehr zum Thema Unterschrift im Arbeitszeugnis: Wer muss das Zeugnis unterschreiben?

Und wie können wir Sie unterstützen?

Sie wollen wissen, wie Ihr Arbeitgeber Sie im Arbeitszeugnis beurteilt? Sie wünschen sich mehr Individualität im Arbeitszeugnis? Sie dürfen einen Zeugnisentwurf vorlegen, wissen aber nicht, wie Sie das angehen sollen? Wir unterstützen Sie gerne – mit juristischem Sachverstand und sprachlichem Fingerspitzengefühl.

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Claudia Kilian

Ich bin Claudia Kilian – Zeugnis-Expertin, Volljuristin, Fachbuchautorin. Seit 2008 unterstütze ich Fach- und Führungskräfte sowie Unternehmen und Rechtsanwälte, Arbeitszeugnisse rechtssicher und professionell zu formulieren.

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