Wann kommt die digitale Signatur im Arbeitszeugnis?

Die Bundesregierung hat gerade das vierte Bürokratieentlastungsgesetz auf den Weg gebracht, um Unternehmen von bürokratischen Hürden zu entlasten. Ein Eckpunkt des Gesetzesentwurfes ist die Änderung von Schriftformerfordernissen im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Das betrifft auch das Thema Arbeitszeugnisse. Konkret: Während ein Arbeitszeugnis heute noch handschriftlich unterschrieben werden muss, soll bald die digitale Signatur im Arbeitszeugnis erlaubt sein.

Immer wieder sehe ich in Arbeitszeugnissen digitale Unterschriften. Meist sind die Aussteller Softwarehäuser, Start-ups, digitale Vorreiter. Sie leben die Vision eines papierlosen Büros und setzen ganz selbstverständlich eine (qualifizierte) digitale Unterschrift unter das Arbeitszeugnis. Da ich selbst überwiegend digital arbeite, kann ich das Vorgehen gut verstehen.

Trotzdem muss ich regelmäßig in meinen Zeugnis-Gutachten erklären, dass die digitale Unterschrift im Moment bei Arbeitszeugnissen rechtlich noch nicht zulässig ist. § 109 Abs. 3 GewO erklärt ganz eindeutig, dass ein Arbeitszeugnis nicht in elektronischer Form erteilt werden darf. Konkret bedeutet das: Ein Arbeitszeugnis muss handschriftlich unterschrieben und in Papierform übergeben werden. Doch das soll sich künftig ändern.

Quelle: https://www.gesetze-im-internet.de/gewo/

4. Bürokratieentlastungsgesetz ändert auch die Erstellung von Arbeitszeugnissen

Denn: Bundesjustizminister Buschmann (FDP) will den Bürokratie-Burnout bekämpfen und legte den lange erwarteten Entwurf zum 4. Bürokratieentlastungsgesetz vor, der im März 2024 im Bundeskabinett beschlossen und im Mai 2024 im Bundestag eingekippt wurde. Dort wird der Entwurf (BT-Drucksache 20/11306) derzeit beraten und von Sachverständigen geprüft. Das Gesetz ist Teil des im August 2023 beschlossenen großen Entbürokratisierungspaketes, das die Unternehmen – so Buschmann – um mehr als 3 Milliarden Euro pro Jahr entlasten soll.

4. Bürokratieentlastungsgesetz will Schriftformerfordernisse herabstufen

Der digitale Wandel soll insbesondere durch die Herabstufung von Schriftformerfordernissen vorangetrieben werden, heißt es in der Gesetzesbegründung. Die bisher vorgeschriebene Schriftform verlange die eigenhändige Unterschrift auf Papier. Dadurch würden Medienbrüche in bereits in digitalisierten Prozessen verursacht. Absolut folgerichtig und sinnvoll: In vielen Unternehmen läuft der Zeugnisprozess digital unter Einbindung von Softwaretools. Das digital erstellte Zeugnis darf dann jedoch nicht per Mail an den Mitarbeitenden versendet werden.

Textform statt Schriftform heißt die neue Devise. Anders als die Schriftform setzt die Textform keine eigenhändige Unterschrift voraus. Damit soll die Zeugniserteilung für die gesetzliche elektronische Form geöffnet werden (Sprich: Arbeitszeugnisse können damit künftig digital unterzeichnet und per Mail versendet werden.) Allerdings soll für die Zeugniserteilung in elektronischer Form die Einwilligung des Mitarbeitenden erforderlich sein.

Quelle: Gesetzesentwurf der Bundesregierung

Qualifizierte elektronische Signatur ist Pflicht

Die Unterschrift unter einem Arbeitszeugnis soll künftig per sog. qualifizierter elektronischer Signatur erfolgen. Die qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste Stufe der E-Signatur-Standards, wofür man einen E-Signatur-Anbieter benötigt.

Wir dürfen gespannt sein, ob der Gesetzentwurf in seiner aktuellen Fassung umgesetzt wird und ob das Gesetz in der Praxis tatsächlich den digitalen Wandel voranbringen wird. Wir halten Sie auf dem Laufenden.