zuletzt geprüft und überarbeitet:
12. Juni 2026
Lesedauer: 4 Minuten
Seit Januar 2025 dürfen Arbeitgeber Arbeitszeugnisse digital ausstellen, aber nur unter zwei Bedingungen: Der Mitarbeiter muss einwilligen, und die Signatur muss eine qualifizierte elektronische Signatur sein. Eine eingescannte Unterschrift reicht nicht. DocuSign im Standardpaket auch nicht.
Das Wichtigste auf einen Blick
Seit Januar 2025 sind digital signierte Arbeitszeugnisse zulässig, aber nur mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) und Einwilligung des Mitarbeitenden. Eine eingescannte Unterschrift oder DocuSign-Standard reichen nicht aus.
Digitale Arbeitszeugnisse sind nun erlaubt
In der heutigen Zeit versendet doch kaum jemand seine Bewerbungsmappe noch per Post. In der Regel werden die Unterlagen per Mail verschickt oder in ein Bewerbertool hochgeladen. Digital erstellte und signierte Arbeitszeugnisse sind daher folgerichtig. Das hat auch der Gesetzgeber verstanden und mit den 4. Bürokratieentlastungsgesetz die Grundlage für digital erstellte und signierte Arbeitszeugnisse geschaffen. Bis dahin waren Arbeitszeugnisse ausschließlich in Papierform und mit handschriftlicher Unterschrift zulässig (§ 109 Absatz 3 GewO ) .
Seit Januar 2025 gilt: Ein Arbeitszeugnis darf nun auch elektronisch erstellt und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen werden. Damit ist es rechtlich genauso gültig wie ein klassisches Arbeitszeugnis auf Papier.
Ein digital erstelltes und unterzeichnetes Arbeitszeugnis nach § 109 Abs. 3 GewO hat jedoch zwei Voraussetzungen:
Der Arbeitnehmer muss der digitalen Form zustimmen.
Das Arbeitszeugnis muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterzeichnet sein.
Arbeitszeugnis per PDF: Arbeitnehmer müssen einwilligen
Auch wenn das digitale Arbeitszeugnis seit 2025 rechtlich zulässig ist, gilt: Ohne die ausdrückliche Zustimmung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters darf der Arbeitgeber das Arbeitszeugnis nicht einfach so als PDF zusenden. Ohne Einwilligung bleibt es bei der klassischen Papierform mit handschriftlicher Unterschrift.
Laut Gesetz ist die digitale Form also nur dann erlaubt, wenn der Arbeitnehmer vorher ausdrücklich einwilligt . Was bedeutet das konkret?
Einwilligung erforderlich: Als Arbeitgeber müssen Sie die Zustimmung einholen – idealerweise schriftlich oder digital dokumentiert.Arbeitnehmer müssen nicht zustimmen: Als Beschäftigte(r) können Sie ein digitales Zeugnis ablehnen und stattdessen ein Arbeitszeugnis in Papierform verlangen. Transparenz im Prozess: Unternehmen sollten bereits im Offboarding oder im Personalgespräch auf die Wahlmöglichkeit hinweisen.
Wie erkenne ich, ob mein Zeugnis eine qualifizierte elektronische Signatur enthält?
Ein elektronisch ausgestelltes Arbeitszeugnis (also ein PDF) muss zwingend mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen werden. Die qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste Stufe der digitalen Signatur und rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Sie basiert auf einem Zertifikat einer anerkannten Vertrauensstelle (z. B. D-Trust )
Bei meiner Zeugnis-Analyse sehe ich häufig Arbeitszeugnisse, die eine eingescannte Unterschrift enthalten. (Die kann ja nun wirklich jeder in ein Arbeitszeugnis kopieren.) Andere Unternehmen sind bereits modern unterwegs und verwenden im Rechtsverkehr eine digitale Unterschrift , meist eine einfache elektronische Signatur (EES) oder eine Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES). Weder die eingescannte Unterschrift noch die einfache/fortgeschrittene elektronische Signatur reichen jedoch aus, um das Formerfordernis zu erfüllen. Hier muss der Arbeitgeber nachbessern.
Auf den ersten Blick lässt sich nicht erkennen, ob eine digitale Unterschrift im Arbeitszeugnis qualifiziert ist. Was zählt, ist das Zertifikat hinter der Signatur. Öffnen Sie dazu das PDF im Acrobat Reader (nicht im Browser). Suchen Sie entweder nach dem grauen Signaturbalken am oberen Rand des Dokuments oder öffnen Sie links das Panel „Unterschriften“. Klicken Sie auf die Signatur, um die Details zu öffnen. Entscheidend ist, was dort steht:
Bei einer gültigen QES wird die Signatur als geprüft und unverändert angezeigt. Als Unterzeichner erscheint der Name der Person, nicht der Anbieter . Als Aussteller steht ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter wie D-Trust, Deutsche Telekom oder Deutsche Post. Die vollständige Liste führt die Bundesnetzagentur .
Erscheint stattdessen ein Anbieter wie DocuSign oder Yousign als Unterzeichner, handelt es sich um eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur. Gleiches gilt, wenn Acrobat die Meldung „Einige Signaturen konnten nicht überprüft werden“ anzeigt.
Signaturleiste in Acrobat mit Meldung „Einige Signaturen konnten nicht überprüft werden“
Achtung
Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) schützt ein Arbeitszeugnis vor nachträglichen Änderungen. Schon kleinste Anpassungen am Dokument führen dazu, dass die Signatur nicht mehr erfolgreich geprüft werden kann und als ungültig angezeigt wird. In der Signaturleiste bzw. in den Validierungsdetails steht dann zum Beispiel: Unterschrift ist UNGÜLTIG. Das Dokument wurde nach Anbringen der Unterschrift verändert oder beschädigt
Zeugnisberichtigung und Rückdatierung bei digitaler Signatur
Bei klassisch unterschriebenen Arbeitszeugnissen sind nachträgliche Änderungen oft unkompliziert: Das Dokument wird angepasst, neu ausgedruckt und erneut unterschrieben, häufig sogar mit Rückdatierung, ohne dass dies weiter auffällt.
Bei einer digitalen Unterschrift im Arbeitszeugnis (QES) funktioniert das nicht mehr. Sobald ein Zeugnis qualifiziert elektronisch signiert wurde, ist jede nachträgliche Änderung technisch ausgeschlossen, ohne die Signatur zu zerstören. Jede Zeugnisberichtigung, ob Tippfehler oder inhaltliche Korrektur, erfordert eine vollständig neue Dokumentversion mit erneuter Signatur.
Rückdatierung wird transparent
Zwar kann das im Zeugnis angegebene Datum weiterhin rückdatiert werden. Die elektronische Signatur enthält jedoch stets das tatsächliche Signaturdatum. Liegt zwischen dem Austrittsdatum und dem Signaturzeitstempel eine ungewöhnlich lange Zeitspanne – etwa weil das Zeugnis erst nach Wochen oder Monaten korrigiert und neu ausgestellt wurde – ist das bei jeder Prüfung sichtbar. Das deutet auf Unstimmigkeiten hin: Warum wurde das Zeugnis so spät ausgestellt? Gab es Streit über den Inhalt? Bei einem ausgedrucktem Zeugnis auf Geschäftspapier wäre dieselbe Korrektur still und ohne sichtbare Spuren möglich gewesen.
Arbeitszeugnis in Papierform bei kritischen Fällen
So manipulationssicher eine qualifizierte digitale Signatur auch ist, bei schwierigen Fällen ist das klassische Arbeitszeugnis in Papierform eindeutig flexibler. Wer also absehen kann, dass es sich mit dem Zeugnis länger hinziehen könnte, sollte eher ein Arbeitszeugnis auf Papier in Betracht ziehen.
Für Arbeitgeber, die grundsätzlich auf QES setzen, empfiehlt sich hingegen ein vorausschauendes Vorgehen:
Stoßen Sie den Zeugnisprozess frühzeitig an.
Erstellen Sie zunächst einen abstimmungsfähigen Entwurf ohne Signatur.
Verwenden Sie die qualifizierte elektronische Signatur erst, wenn das Zeugnis inhaltlich final abgestimmt wurde.
Auf diese Weise lassen sich spätere Korrekturen und die damit verbundenen Transparenzeffekte vermeiden.
Warum digitale Arbeitszeugnisse trotzdem sinnvoll sind
Die neue Regelung ermöglicht einen schnelleren, kostengünstigeren und rechtssicheren Zeugnisprozess: kein Drucken, kein Porto, kein Scannen für die Bewerbung. Und mit QES sind digitale Zeugnisse fälschungssicherer als jedes Papierdokument.
