Das richtige Geschäftspapier für das Arbeitszeugnis

Heute geht es um das richtige Geschäftspapier für Arbeitszeugnisse. Was kann man hierbei schon falsch machen, denken Sie sich vielleicht jetzt. Tatsächlich ist das Geschäftspapier bei unserer Zeugnisprüfung regelmäßig Thema, man sollte es nicht glauben.

Arbeitszeugnisse müssen auf einem Firmenbogen ausgestellt werden, sofern der Arbeitgeber üblicherweise Geschäftspapier für seine Geschäftsvorgänge verwendet, sagt das Bundesarbeitsgericht (BAG, Urteil vom 03.03.1992, Az.: 5 AZR 182/92).

Geschäftspapier: Firmenangaben im Briefkopf

Das Arbeitszeugnis muss laut BAG einen ordnungsgemäßen Briefkopf enthalten. Der Name und die Anschrift des Arbeitgebers müssen deutlich erkennbar sein. Es spricht nichts dagegen, wenn der Briefkopf selbst am PC gestaltet wurde. Wenn der Arbeitgeber jedoch im Geschäftsverkehr regelmäßig ein bestimmtes Geschäftspapier nutzt, muss er das auch für das Arbeitszeugnis verwenden. Tut er es nicht, gilt das Zeugnis als nicht ordnungsgemäß ausgestellt.

  

Dann gibt es natürlich noch größere Unternehmen mit verschiedenen Business Units/Abteilungen, die über eigenes Briefpapier verfügen. In Fällen wie diesen sieht das LAG Hamm ein Recht auf das Arbeitszeugnis auf dem Geschäftspapier der Abteilung (LAG Hamm, Urteil vom 21.12.1993, Az.: 4 Sa 880/93). In dem Entscheidungsfall hatte ein Oberarzt einer chirurgischen Abteilung geklagt, der sich mit dem allgemeinen Geschäftspapier des Krankenhauses nicht zufriedengeben wollte. 

Geschäftsbogen oder Repräsentationsbogen?

Viele Unternehmen haben neben dem herkömmlichen Briefpapier auch noch sog. Repräsentationsbögen ohne Anschriftenfeld. Gibt es einen solchen Repräsentationsbogen, muss das Arbeitszeugnis auf diesem ausgestellt werden (LAG Hamm, Urteil vom 27.02.1997, Az.: 4 Sa 1691/96). Wichtig: Auch hier müssen Name und Anschrift des Unternehmens erkennbar sein.

Arbeitszeugnis: Welches Papier für Seite 2?

Dann sehen wir bei der Zeugnisprüfung häufig sog. Schmuckbögen, die nur das Logo des Unternehmens enthalten. Für Seite 1 des Arbeitszeugnisses ist ein Schmuckbogen natürlich nicht geeignet, weil Name und Anschrift fehlen. Für Seite 2 des Arbeitszeugnisses und weitere Seiten passt der Schmuckbogen hingegen sehr gut.

Wo wir gerade bei Seite 2 sind: Wir sehen öfter, dass zwar auf Seite 1 das richtige Geschäftspapier verwendet wird, ab Seite 2 steht der Zeugnistext allerdings nur noch auf einem Blanko-Papier. Davon raten wir ab, da hier kein Bezug zum Unternehmen erkennbar ist. Ein misstrauischer Leser könnte davon ausgehen, dass die Seite 2 ausgetauscht wurde.

Allerdings hat das LAG Köln kürzlich entschieden, dass der Arbeitgeber nicht verpflichtet ist, dass Geschäftspapier auch auf Seite 2 im Arbeitszeugnis zu verwenden. Im Entscheidungsfall konnte der Arbeitgeber überzeugend darlegen, dass er in seiner externen Korrespondenz nie Geschäftspapier für Seite 2 verwendet (LAG Köln, Urteil vom 12.9.2023, Az.: 4 Sa 12/23).

Dieses Geschäftspapier ist für Arbeitszeugnisse unvorteilhaft

Bei der Gestaltung des Geschäftspapiers denken viele Unternehmer vor allem Wert an das Aussehen. An Arbeitszeugnisse denkt bei der Gestaltung ganz sicher keiner. Und das sehen wir ganz oft bei unserer Zeugnis-Analyse. Vor allem diese zwei Probleme finden wir recht häufig:

1. Geschäftspapier mit einem breiten rechten Rand (Logo & Firmenangaben):
   Je breiter der Rand, um so schmaler der Zeugnistext.
2. Geschäftspapier mit einem ausladenden Header:
   Manche Arbeitszeugnisse beginnen erst in der Mitte des DIN A 4-Bogens. Hier geht sehr viel Platz verloren und das Zeugnis wird unter Umständen sehr lang.

Jetzt wird man als Arbeitnehmer daran natürlich nichts ändern können, aber einen kleinen Hinweis kann man schon geben.