Wer muss das Zeugnis unterschreiben?

zuletzt geprüft und überarbeitet:

3. Juli 2025

Lesedauer: 2 Minuten

Zeugniswissen

Arbeitszeugnis richtig in Form

Claudia Kilian

Weißes Männchen hält großen schwarzen Stift

Es ist eine der häufigsten Fragen, die wir hören: Wer muss das Zeugnis unterschreiben? Der direkte Vorgesetzte? Der Geschäftsführer? Jemand von HR? Die Antwort darauf ist typisch für Juristen: Es kommt darauf an!

Wer erstellt das Zeugnis?

Generell ist der Arbeitgeber verpflichtet, Ihnen Ihr Zeugnis auszustellen. Er kann die Tätigkeit jedoch auch delegieren, zum Beispiel an Ihren direkten Fachvorgesetzten. Dieser sollte ohnehin am besten wissen, was Sie können und leisten. In größeren Unternehmen wird in der Regel die Personalabteilung mit der Ausstellung des Zeugnisses betraut sein, auch diese wird meist den Fachvorgesetzten um Mithilfe bitten.

Muss ein Arbeitszeugnis unterschrieben sein?

Ein Arbeitszeugnis muss grundsätzlich unterschrieben sein, damit es rechtsgültig ist. Die Unterschrift bestätigt die Echtheit und Verbindlichkeit des Dokuments. In der Regel erfolgt die Unterschrift handschriftlich durch eine ranghöhere Person und/oder HR. Seit dem 1. Januar 2025 ist es jedoch auch zulässig, Arbeitszeugnisse elektronisch mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen – vorausgesetzt, der Arbeitnehmer stimmt dieser Form ausdrücklich zu.

Achtung

Der Arbeitgeber muss unbedingt eine qualifizierte digitale Signatur verwenden, eine eingescannte Unterschrift oder eine einfache elektronische Signatur reichen nicht aus. In diesem Fall muss der Arbeitgeber nachbessern.

Die Unterschrift des direkten Vorgesetzten

Wer auch immer Ihnen Ihr Zeugnis ausstellt und unterzeichnet, es sollte sich stets um einen ranghöheren Angestellten handeln. Meist wird es derjenige sein, der Ihnen gegenüber direkt fachlich und disziplinarisch weisungsbefugt war, quasi der direkte Vorgesetzte. Denkbar wären aber zum Beispiel auch der Geschäftsführer, der Prokurist, der Personalleiter, der Abteilungsleiter, in kleineren Betrieben auch der Betriebsleiter oder der Meister. Letztendlich kommt es immer darauf an, wie es üblicherweise im Unternehmen gehandhabt wird. Einen Anspruch darauf, dass der Geschäftsführer Ihr Arbeitszeugnis unterzeichnet, haben Sie im Übrigen nicht – es sei denn, er ist der einzig Ranghöhere. Dies ist häufig nur in kleinen Unternehmen, zum Beispiel in Familienbetrieben der Fall.

Kein Recht auf die Unterschrift des Inhabers

Aber auch in kleinen Betrieben besteht kein genereller Anspruch darauf, dass der Inhaber persönlich das Arbeitszeugnis unterschreibt. Wenn jemand anderes im Unternehmen für Personalangelegenheiten zuständig ist – zum Beispiel ein Familienmitglied oder ein langjähriger Mitarbeiter – darf auch diese Person unterschreiben. Das hat das LAG Schleswig-Holstein so entschieden (Beschluss vom 23. Juni 2016, Az.: 1 Ta 68/16). In dem Fall hatte eine Mitarbeiterin geklagt, weil der Sohn der Inhaberin das Zeugnis unterschrieben hatte. Die Richter sahen darin aber kein Problem – schließlich war er für Personalthemen verantwortlich.

Dürfen mehrere Personen das Zeugnis unterschreiben?

In vielen Unternehmen unterzeichnen auch mehrere Personen das Zeugnis, das ist absolut in Ordnung. Denkbar wären zum Beispiel folgende Kombinationen:

Teamleiter und Abteilungsleiter,
Vorgesetzter und Personalleiter.

Und wie können wir Sie unterstützen?

Die Frage, wer das Zeugnis unterschreiben muss, ist nur eine von vielen. Wenn Sie Zweifel haben, ob Ihr Arbeitszeugnis alle wichtigen Punkte enthält oder der Arbeitgeber Sie angemessen beurteilt, lassen Sie es besser überprüfen, zum Beispiel mit unserem Zeugnis-Check.

Claudia Kilian

Ich bin Claudia Kilian – Zeugnis-Expertin, Volljuristin, Fachbuchautorin. Seit 2008 unterstütze ich Fach- und Führungskräfte sowie Unternehmen und Rechtsanwälte, Arbeitszeugnisse rechtssicher und professionell zu formulieren.

Wie gut ist Ihr Arbeitszeugnis wirklich?

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