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11
Feb
2020

Die richtige Reihenfolge im Arbeitszeugnis

Zahlenhaufen

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis besteht aus acht Bestandteilen. Vom Einleitungssatz bis zur Schlussformel – auf  diese Reihenfolge im Arbeitszeugnis sollten Sie bestehen.

1. Zeugnis oder Arbeitszeugnis – die Überschrift

Muss die Überschrift nun Arbeitszeugnis oder nur Zeugnis lauten? Das ist tatsächlich egal.  Nur bestimmte Sonderformen sollten als solche gekennzeichnet werden (Ausbildungszeugnis, Praktikumszeugnis).

Auch das Zwischenzeugnis sollte man anhand der Überschrift erkennen können.

2. Einleitungssatz: Ist der Bewerber interessant?

Der Einleitungssatz ist das erste, was ein potenzieller Arbeitgeber liest. Bereits hier sollte er entscheiden können, ob der Bewerber für ihn interessant ist. Die folgenden Angaben sollten im Einleitungssatz stehen:

  • Personalien (Geburtsdatum/Geburtsort nur mit Zustimmung des Mitarbeiters), bei Namenswechsel in diesem Zeitraum ist auch der Geburtsname möglich, ggf. akademische Titel,
  • Eintrittsdatum,
  • Austrittsdatum,
  • Funktion, eventuell Abteilung oder Bereich.

Bei mehreren Funktionen um Unternehmen sollte auch der Werdegang dargestellt werden. Gibt es ein Zwischenzeugnis, reicht auch der Hinweis auf die Funktionen sowie auf das entprechende Zwischenzeugnis.

Mehr zum Thema: Der optimale Einleitungssatz im Arbeitszeugnis.

3. Unternehmensbeschreibung: Pflicht oder Kür?

Die Unternehmensbeschreibung ist keine Pflicht, sie bietet für Unternehmen jedoch Raum für Personalmarketing.  Potenzielle Arbeitgeber können so besser einschätzen, in welchem Umfeld der Bewerber bislang gearbeitet hat . (Branche, Produkte, Kunden, Unternehmensgröße, Mitarbeiterzahl, Standorte, Konzernstrukturen oder Mittelständler, regional oder international aufgestellt).

Mehr zum Thema: Unternehmensbeschreibung im Zeugnis sinnvoll? (Umfrage).


Achtung

Manche Arbeitgeber beginnen ein Arbeitszeugnis mit der Unternehmensbeschreibung. Das ist falsch, da es hier in erster Linie um den Mitarbeiter gehen sollte. Achten Sie vor allem hier auf die richtige Reihenfolge im Arbeitszeugnis“

4. Tätigkeitsbeschreibung: Das Kernstück schlechthin

In einem Arbeitszeugnis müssen alle Aufgaben vollständig und verständlich dargestellt werden. Dabei lautet die Grundregel: „im Verhältnis zur Stelle“. Je höher qualifiziert die Stelle, umso ausführlicher und detaillierter sollten die  Aufgaben beschrieben werden. In diesem Fall muss aber auch die Beurteilung ausführlicher ausfallen.

Denken Sie bei Führungskräften auch an die Führungsverantwortung oder an besondere Vertretungsbefugnisse oder Prokura. Am Ende der Aufgabenbeschreibung kann man noch dokumentieren, an wen der Mitarbeiter berichtet hat.

Hatte der Mitarbeiter mehrere Positionen im Unternehmen, müssen sämtliche Aufgaben dargestellt werden. Das kann den Umfang eines Arbeitszeugnisses ganz schön überdehnen. Meist hebt man hier die Aufgaben der letzten Funktion hervor. Vorteilhaft ist es, wenn man hier auf ein  Zwischenzeugnis verweisen kann.


Achtung

Überprüfen Sie auf jeden Fall, ob alle Aufgaben dokumentiert wurden und in der richtigen Reihenfolge stehen. Wichtiges muss nach oben! Unwichtiges ist wegzulassen. Achten Sie bei dem Umfang der Aufgabenbeschreibung auf ein angemessenes Verhältnis zur Leistungsbeurteilung.

Mehr zum Thema: Die Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitszeugnis

5. Leistungsbeurteilung: Hierauf kommt es an!

Die Leistungsbeurteilung belegt, wie gut der Mitarbeiter arbeitet. Folgende Leistungskriterien sollten hier beurteilt werden:

  • Arbeitsbefähigung (konkret Fachwissen/-können, Auffassungsgabe, Belastbarkeit)
  • Arbeitsweise,
  • Arbeitsbereitschaft und
  • Arbeitserfolg.

Bei Führungskräften ist noch die Führungsqualität unter die Lupe zu nehmen.

Am Ende der Leistungsbeurteilung fasst die zusammenfassende Leistungsbeurteilung die einzelnen Kriterien noch einmal zusammen (Gesamtnote).


Achtung

Einige Zeugnisexperten sehen die Leistungsbereitschaft an erster Stelle. Unserer Meinung nach sollte man mit dem Fachwissen beginnen. Unser Argument: Können vor Wollen! Grundsätzlich gibt es jedoch keine rechtlich vorgeschriebene Reihenfolge im Arbeitszeugnis  – weder per Gesetz noch per Urteil. Übrigens: Alle auf dem Markt etablierten Zeugnis-Generatoren beginnen auch mit dem Fachwissen.

6. Verhaltensbeurteilung: Wie „nett“ sind Sie?

Nach der Leistung gehört auch das Verhalten auf den Prüfstand – vor allem das gegenüber Vorgesetzten und Kollegen. Bei Führungskräften kommt das Verhalten gegenüber Mitarbeitern hinzu.

Bei Arbeitnehmern mit häufigem Kontakt zu Dritten (Kunden, Geschäftspartner, Behörden, Dienstleister, etc.) ist auch dieses Verhalten zu beurteilen.

Mehr zum Thema: Verhalten im Arbeitszeugnis

7. Schlussabsatz: Weiterhin viel Erfolg!

Am Ende des Zeugnisses werden die Gründe für das Ausscheiden sowie der Austrittstermin genannt. Achtung: Sog. krumme Daten (zum Beispiel 21. März) deuten auf eine außerordentliche Kündigung hin. Die Schlussformel (Dank, Bedauern & gute Wünsche) rundet das Zeugnis ab.


Achtung

Beim Zwischenzeugnis nennt man den Grund für die Erstellung des Zwischenzeugnisses. Auch ein Bedauern wäre hier fehl am Platz. Dafür kann man dem Mitarbeiter für seine Leistungen danken und auf eine weiterhin erfolgreiche Zusammenarbeit hoffen“.

8. Ort, Datum, Unterschrift

Das Zeugnis wird bestätigt durch die Unterschrift eines Vorgesetzten und/oder HR-Mitarbeiters. Da eine Unterschrift nicht immer lesbar ist, sollte der Name in elektronischer Form darunter stehen. Auch die Funktion des Unterzeichners ist sinnvoll.

Mehr zum Thema: Wer muss das Zeugnis unterschreiben?


Und wie können wir Sie unterstützen?

Fehlen in Ihrem Zeugnis einige Punkte? Wir überprüfen es gerne für Sie mit unserem Zeugnis-Check. Auf Wunsch überarbeiten wir auch Ihr Arbeitszeugnis oder erstellen einen Zeugnisentwurf nach Ihren Vorgaben.  

Bildquelle: Gerd Altmann auf Pixabay