Die richtige Reihenfolge im Arbeitszeugnis
Autorin: Claudia Kilian
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis besteht aus acht Bestandteilen. Vom Einleitungssatz bis zur Schlussformel – auf diese Reihenfolge im Arbeitszeugnis sollten Sie bestehen.
1. Zeugnis oder Arbeitszeugnis – die Überschrift
Muss die Überschrift nun Arbeitszeugnis oder nur Zeugnis lauten? Das ist tatsächlich egal. Nur bestimmte Sonderformen sollten als solche gekennzeichnet werden (Ausbildungszeugnis, Praktikumszeugnis).
Auch das Zwischenzeugnis sollte man anhand der Überschrift erkennen können.
2. Einleitungssatz: Ist der Bewerber interessant?
Der Einleitungssatz ist das erste, was ein potenzieller Arbeitgeber liest. Bereits hier sollte er entscheiden können, ob der Bewerber für ihn interessant ist. Die folgenden Angaben sollten im Einleitungssatz stehen:
- Personalien (Geburtsdatum/Geburtsort nur mit Zustimmung des Mitarbeiters), bei Namenswechsel in diesem Zeitraum ist auch der Geburtsname möglich, ggf. akademische Titel,
- Eintrittsdatum,
- Austrittsdatum,
- Funktion, eventuell Abteilung oder Bereich.
Bei mehreren Funktionen um Unternehmen sollte auch der Werdegang dargestellt werden. Gibt es ein Zwischenzeugnis, reicht auch der Hinweis auf die Funktionen sowie auf das entprechende Zwischenzeugnis.
Mehr zum Thema: Der optimale Einleitungssatz im Arbeitszeugnis.
3. Unternehmensbeschreibung: Pflicht oder Kür?
Die Unternehmensbeschreibung ist keine Pflicht, sie bietet für Unternehmen jedoch Raum für Personalmarketing. Potenzielle Arbeitgeber können so besser einschätzen, in welchem Umfeld der Bewerber bislang gearbeitet hat . (Branche, Produkte, Kunden, Unternehmensgröße, Mitarbeiterzahl, Standorte, Konzernstrukturen oder Mittelständler, regional oder international aufgestellt).
Mehr zum Thema: Unternehmensbeschreibung im Zeugnis sinnvoll? (Umfrage).
4. Tätigkeitsbeschreibung: Das Kernstück schlechthin
In einem Arbeitszeugnis müssen alle Aufgaben vollständig und verständlich dargestellt werden. Dabei lautet die Grundregel: „im Verhältnis zur Stelle“. Je höher qualifiziert die Stelle, umso ausführlicher und detaillierter sollten die Aufgaben beschrieben werden. In diesem Fall muss aber auch die Beurteilung ausführlicher ausfallen.
Denken Sie bei Führungskräften auch an die Führungsverantwortung oder an besondere Vertretungsbefugnisse oder Prokura. Am Ende der Aufgabenbeschreibung kann man noch dokumentieren, an wen der Mitarbeiter berichtet hat.
Hatte der Mitarbeiter mehrere Positionen im Unternehmen, müssen sämtliche Aufgaben dargestellt werden. Das kann den Umfang eines Arbeitszeugnisses ganz schön überdehnen. Meist hebt man hier die Aufgaben der letzten Funktion hervor. Vorteilhaft ist es, wenn man hier auf ein Zwischenzeugnis verweisen kann.
Mehr zum Thema: Die Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitszeugnis
5. Leistungsbeurteilung: Hierauf kommt es an!
Die Leistungsbeurteilung belegt, wie gut der Mitarbeiter arbeitet. Folgende Leistungskriterien sollten hier beurteilt werden:
- Arbeitsbefähigung (konkret Fachwissen/-können, ggf. Sprachkenntnisse, Auffassungsgabe, Belastbarkeit)
- Arbeitsweise,
- Arbeitsbereitschaft und
- Arbeitserfolg.
Bei Führungskräften ist noch die Führungsqualität unter die Lupe zu nehmen.
Am Ende der Leistungsbeurteilung fasst die zusammenfassende Leistungsbeurteilung die einzelnen Kriterien noch einmal zusammen (Gesamtnote).
6. Verhaltensbeurteilung: Wie „nett“ sind Sie?
Nach der Leistung gehört auch das Verhalten auf den Prüfstand – vor allem das gegenüber Vorgesetzten und Kollegen. Bei Führungskräften kommt das Verhalten gegenüber Mitarbeitern hinzu.
Bei Arbeitnehmern mit häufigem Kontakt zu Dritten (Kunden, Geschäftspartner, Behörden, Dienstleister, etc.) ist auch dieses Verhalten zu beurteilen.
Mehr zum Thema: Verhalten im Arbeitszeugnis
7. Schlussabsatz: Weiterhin viel Erfolg!
Am Ende des Zeugnisses werden die Gründe für das Ausscheiden sowie der Austrittstermin genannt. Achtung: Sog. krumme Daten (zum Beispiel 21. März) deuten auf eine außerordentliche Kündigung hin. Die Schlussformel (Dank, Bedauern & gute Wünsche) rundet das Zeugnis ab.
8. Ort, Datum, Unterschrift
Das Zeugnis wird bestätigt durch die Unterschrift eines Vorgesetzten und/oder HR-Mitarbeiters. Da eine Unterschrift nicht immer lesbar ist, sollte der Name in elektronischer Form darunter stehen. Auch die Funktion des Unterzeichners ist sinnvoll.
Mehr zum Thema: Wer muss das Zeugnis unterschreiben?
Autorin: Claudia Kilian
Zeugnis-Expertin, Volljuristin, Fachbuchautorin mehrerer Bücher über Arbeitszeugnisse, langjährige Lektorin.
Seit 2008 der Kopf hinter „Mein-Arbeitzeugnis.com“